Stadt Köln
City of Cologne
Die Oberbürgermeisterin
Office of the Mayor
Steueramt
Athener Ring 4
50765 Köln
Tax Information Office
Athener Ring 4
50765 Cologne
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Erklärung des Beherbergungsgastes zur Kulturförderabgabe

Statement of Accommodation Guest on Tax for the Promotion and Advancement of Culture

Willkommen in Köln! Die Kulturförderabgabe ist ein wichtiger Beitrag zur Finanzierung unseres städtischen Angebots. Beherbergungen, die beruflich zwingend veranlasst sind, sind von der Kulturförderabgabe ausgenommen. Ob in Ihrem Fall eine Ausnahme vorliegt und wie Sie diese nachweisen können, entnehmen Sie bitte dem beigefügten Merkblatt "Kulturförderabgabe" sowie unseren weiteren Informationen im Internet. Die Abgabe der vorliegenden Erklärung ist freiwillig, aber erforderlich, wenn Sie die Befreiung von der Kulturförderabgabe geltend machen wollen. Bitte geben Sie das ausgefüllte Formular in Ihrem Beherbergungsbetrieb ab.











 
Welcome to Cologne! The tax for the promotion and advancement of culture constitutes an important contribution to the financial funding of our municipal range of services. Accommodation mandatory for work-related reasons is exempt from tax for the promotion and advancement of culture. If your personal case is an exception you can learn how you can prove it from the enclosed leaflet „Tax for the Promotion and Advancement of Culture“ as well as from further information you may find online. This statement is made on a voluntary basis, but it is necessary to verify an exemption from the general tax liability. Please submit the completed form to your accommodation facility.
Meine Beherbergung in Köln ist beziehungsweise war beruflich zwingend erforderlich.
My accommodation in the City of Cologne is or was necessary for work-related mandatory reasons.
Beherbergungszeitraum
Name des Beherbergungsbetriebes
von oder am
bis
Accommodation period
Name of the accommodation facility
from or at
until
Familienname des Beherbergungsgastes
(abgabenpflichtige Person)
Vorname
Geburtsdatum 
Surname of the accommodation guest
(tax payer)
First name
Date of Birth
Straße und Hausnummer
Postleitzahl
Street and building number
Postal Code
Ort
Land
City
Country
Stand: 1. Oktober 2019
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Version: 1st October 2019
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Ich bin abhängig beschäftigt.
Die beruflich zwingende Veranlassung
weise ich nach durch:
I am an employee.
The necessity of accommodation for
work-related mandatory reasons is
proven by:
Buchung und Zahlung durch meinen
Arbeitgeber.
Buchung durch meinen Arbeitgeber mit
integrierter Arbeitgeberbestätigung (online).
Arbeitgeberbestätigung (schriftlich) oder
andere beigefügte Unterlagen, die die
beruflich zwingende Beherbergung belegen
(Beispiele siehe Merkblatt).
Ich bin gewerblich beziehungsweise
freiberuflich tätig:
Die beruflich zwingende Veranlassung
weise ich nach durch:
I am a trader or a freelancer.
The necessity of accommodation for
work-related mandatory reasons is
proven by:
Name of my Fiscal Authority
(income tax):
Beigefügte Unterlagen, die die beruflich
zwingende Beherbergung belegen
(Beispiele siehe Merkblatt).

Ich versichere, dass ich diese Angaben wahrheitsgemäß und nach bestem Wissen und Gewissen gemacht habe. Die Erteilung unrichtiger oder unvollständiger Auskünfte kann als Straftat beziehungsweise Ordnungswidrigkeit verfolgt werden. Ich habe das beigefügte Merkblatt "Kulturförderabgabe" sowie die beigefügte Datenschutzerklärung inhaltlich zur Kenntnis genommen.

I hereby declare that this statement was made truthfully and to the best of my knowledge and belief. I understand that false or incomplete statements can be legally prosecuted for the reason of criminal or administrative offense. I confirm that I have duly noted the enclosed leaflet „Tax for the Promotion and Advancement of Culture“ as well as the enclosed data privacy statement.

Ort und Datum
eigenhändige Unterschrift des
Beherbergungsgastes
(abgabenpflichtige Person)
Place and date
Handwritten signature of accommodation guest (taxpayer)
Stand: 1. Oktober 2019
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Version: 1st October 2019
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Link zu Informationen zur Kulturförderabgabe

Merkblatt Kulturförderabgabe

1. Was ist die Kulturförderabgabe?
Die Kulturförderabgabe ist eine Steuer, die bei entgeltlichen Beherbergungen im Gebiet der Stadt Köln erhoben wird. Der Steuersatz beträgt 5 Prozent vom Brutto-Übernachtungspreis. In NRW ist der Gast die Steuerschuldnerin oder der Steuerschuldner. Die Gastwirtin oder der Gastwirt zieht die Steuer vom Gast ein und führt sie an die Stadt Köln ab.
2. Welche Ausnahmen gibt es?
Nicht besteuert werden beruflich zwingend veranlasste Beherbergungen und Beherbergungen, die dem Grundbedarf des Wohnens zuzurechnen sind (zum Beispiel zur Vermeidung von Obdachlosigkeit oder bei Unbewohnbarkeit der Wohnung).
3. Was ist eine beruflich zwingend veranlasste Beherbergung?
Eine Beherbergung ist beruflich zwingend veranlasst, wenn ohne die entgeltliche Beherbergung der Beruf, eine gewerbliche oder eine freiberufliche Tätigkeit nicht ausgeübt beziehungsweise Einkommen nicht erwirtschaftet werden könnte. Sofern diese Ausnahme bei Ihnen vorliegt, geben Sie bitte den amtlichen Vordruck der „Erklärung des Beherbergungsgastes" in Ihrem Beherbergungsbetrieb ab.
4. Ich bin abhängig beschäftigt. Wie kann ich die beruflich zwingende Veranlassung nachweisen?
a) Buchung und Zahlung durch meine Arbeitgeberin oder meinen Arbeitgeber: Als abhängig Beschäftigte oder Beschäftigter genügt als Nachweis, dass die Buchung und Zahlung der Beherbergung durch Ihre Arbeitgeberin oder Ihren Arbeitgeber erfolgt.
b) Buchung durch meine Arbeitgeberin oder meinen Arbeitgeber mit integrierter Arbeitgeberbescheinigung (online): Sofern Sie als abhängig Beschäftigte oder Beschäftigter selbst die Zahlung der Beherbergung vornehmen, ist es auch ausreichend, wenn Ihre Arbeitgeberin oder Ihr Arbeitgeber die Buchung online getätigt hat und im Buchungstext bestätigt, dass es sich um eine beruflich zwingende Beherbergung handelt.
c) Arbeitgeberbescheinigung (schriftlich): Anerkannt wird auch eine schriftliche Erklärung Ihrer Arbeitgeberin oder Ihres Arbeitgebers, aus der sich der Name des Beherbergungsgastes, der Beherbergungszeitraum sowie Name, Anschrift und Unterschrift der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers ergeben. Ein Muster hierzu finden Sie in unserem Online-Angebot (siehe Informationen zur Kulturförderabgabe oder QR-Code). Anerkannt wird auch ein von der Arbeitgeberin oder vom Arbeitgeber genehmigter Dienstreiseantrag.

d) Beigefügte Unterlagen: Daneben kann der Nachweis auch durch sonstige Unterlagen erfolgen, aus denen sich die beruflich zwingende Veranlassung der Beherbergung ergibt, zum Beispiel Fachmessebesucherausweis, Akkreditierung bei berufsbezogenen Kongressen, Tagungen oder Fortbildungen. Weitere Beispiele enthalten unsere Häufig gestellten Fragen / Frequently Asked Questions unter Informationen zur Kulturförderabgabe oder QR-Code.

5. Ich bin freiberuflich beziehungsweise gewerblich tätig. Wie kann ich die beruflich zwingende Veranlassung nachweisen?
Freiberuflich tätige Personen und Gewerbetreibende bestätigen die beruflich zwingende Veranlassung durch die Angabe ihres Finanzamts (Einkommensteuer) oder durch beigefügte Unterlagen (vergleiche hierzu 4 d).
6. Ich habe noch offene Fragen. An wen kann ich mich wenden?
Weitere Informationen finden Sie im Internet unter Informationen zur Kulturförderabgabe oder QR-Code. Das Steueramt steht Ihnen darüber hinaus persönlich zur Verfügung unter der Telefonnummer: 0221 / 221-96913 (Montag bis Freitag von 8:00 bis 12:00 Uhr sowie Dienstag zusätzlich von 14:00 bis 15:30 Uhr).


Stand: 1. Oktober 2019
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Link Tax for the Promotion and Advancement of Culture

Leaflet Tax for the Promotion and Advancement of Culture

1. What is the tax for the promotion and advancement of culture?
This tax is raised in the area of the City of Cologne for accommodation that is provided against payment. The actual tax rate of 5 % is imposed on the gross room rate per night. In North Rhine Westphalia (NRW) the accommodation guest is considered tax payer. The accommodation facility is entitled to collect the tax from the accommodation guest and transfer it to the authorities of the City of Cologne.
2. Which exceptions are applicable?
Exempt from taxation are types of accommodations for necessary professional reasons and accommodation for securing basic needs of residence (e.g. to avoid homelessness and should a flat be uninhabitable).
3. What is meant by accommodation for work-related mandatory reasons?
Accommodation without payment is provided for work-related mandatory reasons if a legal occupation, commercial or freelance activities could otherwise not be performed respectively income could not be generated. Should this exception be applicable in your case, please submit the official form ”Statement of Accommodation Guest“ to your accommodation facility.
4. I am an employee. How can I prove the necessity of accommodation for work-related mandatory reasons?
a) Booking and Payment by my employer: If an employee proof by the employer that booking and payment of the accommodation facility will be made is sufficient.
b) Booking by my employer with integrated confirmation of the employer (online): If you are an employee and you effect payment of the accommodation facility yourself, it is sufficient if your employer made the booking online and the booking sheet contains confirmation that the accommodation is necessary for work-related mandatory reasons.
c) Confirmation of the employer (in writing): A written statement of your employer in which name of the accommodation guest, the accommodation period, as well as name, address and signature of the employer are given is also accepted. Please find a sample statement online (see Information on tax for the promotion and advancement of culture or QR-Code). Also accepted is an application for commercial trips which bears approval by the employer.
d) Documents Enclosed: Proof for the necessity of work-related accommodation can also result from other documents, such as trade fair identity cards, accreditations for work-related congresses, conventions and commercial training courses. For further examples, please refer to our Frequently Asked Questions in Information on the tax for the promotion and advancement of culture or QR-Code.
5. I am a trader or freelancer. How can I prove the necessity of accommodation for work-related mandatory reasons? Freelancers and traders confirm the work-related necessity of accommodation by stating their local Fiscal Authority (income tax) or by enclosing documents (please compare 4d).
6. I still have questions. Where can I find the answers?
For further information, please refer to the internet and information on tax for the promotion and advancement of culture or QR-Code. For a personal contact you may also refer to your tax information office under phone number +49 221 / 221-96913 (Mondays to Fridays from 8am to 12pm, Tuesdays from 2pm to 3:30pm).
Version: 1st October 2019
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Stadt Köln Steueramt - Datenschutzerklärung/Datenschutzhinweise

Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr, sehr geehrte Damen und Herren,
ab dem 25.05.2018 findet die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unmittelbare Anwendung. Dies ist die Verordnung (Europäische Union) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (DSGVO), (Amtsblatt der Europäischen Union (ABl.) Nummer L 119 Seite 1, berichtigte Nummer L 314 Seite 72). Mit dem vorliegenden Schreiben möchten wir unserer Informationspflicht Ihnen gegenüber nachkommen.
Zur Erfüllung unserer steuerlichen Aufgaben benötigen und verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen. Dies sind zum Beispiel Name, Anschrift und alle Informationen, die Sie im Hinblick auf eine Steuererhebung betreffen. Die Stadt Köln nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir möchten Ihnen mit dieser Information (Datenschutzerklärung) daher einen Überblick darüber geben, wie das Steueramt der Stadt Köln den Schutz Ihrer Daten gewährleistet, welche Art von Daten zu welchem Zweck erhoben werden und wie sie verwendet werden.

Information zur Verwendung Ihrer Daten

Zur Erfüllung unserer steuerlichen Aufgaben benötigen und verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen.
Dies geschieht auf der Grundlage der DSGVO. Zum Verarbeiten gehören unter anderem Erheben, Erfassen, Organisation, Ordnen, Speicherung, Anpassung, Veränderung, Auslesen, Abfragen, Verwendung, Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, Abgleich oder die Verknüpfung, Einschränkung, Löschen oder Vernichtung von Daten (Artikel 4 Nummer 2 DSGVO).
Zur Erfüllung unserer Aufgaben im Rahmen der Festsetzung und Erhebung der Hundesteuer, der Kulturförderabgabe, der Zweitwohnungssteuer und der Vergnügungssteuern sowie der zugehörigen Nebenleistungen ist die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich vorgeschrieben und Sie als betroffene Person sind verpflichtet, diese Daten bereitzustellen.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist § 3 des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen (DSG NRW). Danach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Steueramt der Stadt Köln zulässig, wenn sie zur Erfüllung der dem Steueramt obliegenden Aufgaben oder in Ausübung öffentlicher Gewalt, die ihm übertragen wurde, erforderlich ist.
Aufgabe des Steueramtes der Stadt Köln ist unter anderem die Festsetzung und Erhebung von Hundesteuer, Kulturförderabgabe, Zweitwohnungssteuer und Vergnügungssteuern sowie zugehöriger Nebenleistungen (zum Beispiel Verspätungszuschläge, Zinsen) für die Stadt Köln.
Wir verarbeiten Ihre Daten daher zum Zwecke einer einheitlichen und gleichmäßigen Besteuerung.
Dazu gehört, dass wir die von Ihnen mitgeteilten, die von uns festgestellten oder die durch Dritte (zum Beispiel mittels anonymer Anzeigen, Erfüllung einer Mitwirkungspflicht) mitgeteilten Informationen hinsichtlich einer persönlichen und sachlichen Steuerpflicht prüfen, gegebenenfalls übernehmen und für die konkrete Veranlagung der vorgenannten Steuern oder Nebenleistungen verwenden.
Dabei verarbeiten wir auch Daten, die uns andere Dienststellen der Stadt Köln sowie andere Behörden (zum Beispiel Finanzverwaltung, Amtsgerichte, Ordnungsbehörden, Meldebehörden) zur Durchführung der Festsetzung und Erhebung der vorgenannten Steuern oder Nebenleistungen nach Maßgabe der einschlägigen Gesetze zur Verfügung stellen. Eine Verarbeitung der Daten erfolgt auch zur Realisierung eventueller Haftungsansprüche.
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Die Festsetzung und Erhebung der Hundesteuer, der Kulturförderabgabe, der Zweitwohnungssteuer oder der Vergnügungssteuern sowie der zugehörigen Nebenleistungen umfasst auch außergerichtliche beziehungsweise gerichtliche Rechtsbehelfsverfahren. Dabei werden Daten an die für die Bearbeitung zuständige Stelle der Stadt Köln oder einen externen Dritten (zum Beispiel Gerichte) weitergegeben.
Zur Überwachung der fristgerechten und vollständigen Erstattung beziehungsweise Zahlung werden die Daten an die für die Zahlungsabwicklung zuständige Stelle der Stadt Köln weitergegeben.
Eine Verarbeitung Ihrer Daten durch das Steueramt der Stadt Köln zu anderen als zum Zweck der Hundesteuer, der Kulturförderabgabe, der Zweitwohnungssteuer oder der Vergnügungssteuern sowie der zugehörigen Nebenleistungen erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Dies geschieht zum Beispiel zur Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung, Verfolgung und Ahndung von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten.
Ihre personenbezogenen Daten können auch zu statistischen Zwecken verarbeitet werden (§ 17  DSG  NRW).
Nach dem Kommunalabgabengesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (§ 12 Absatz 1) ist eine Weitergabe Ihrer Daten auch unter den engen Voraussetzungen des Steuergeheimnisses (§ 30 Abgabenordnung) zulässig.
Ihre Daten werden unter Beachtung hoher technischer und organisatorischer Sicherheitsvorkehrungen zu allen oben genannten Zwecken für die Dauer von zehn Jahren nach vollständigem Abschluss aller den Steuervorgang betreffenden Vorgänge gespeichert oder in sonstiger Form verarbeitet. Dies schließt nicht eine nach Abschluss der Aufbewahrungsfristen erfolgende Weitergabe an das Historische Archiv der Stadt Köln aus.
Sie haben ein Recht auf Auskunft gegenüber der Verantwortlichen für die Datenverarbeitung (Voraussetzungen in Artikel 15 DSGVO). Sie haben ferner ein Recht auf Beschwerde (Voraussetzungen in § 29 DSG NRW in Verbindung mit Artikel 77 DSGVO) sowie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung beziehungsweise Einschränkung der Verarbeitung (Artikeln 16 bis 18 DSGVO).
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen ist die zuständige Aufsichtsbehörde (§ 26 DSG NRW). Die Anschrift lautet: Die Landesdatenschutzbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.
Sofern Ihre Daten zu Zwecken verwendet werden sollten, die durch die vorgenannten Informationen nicht erfasst sind, werden Sie gesondert informiert.
In allen Fällen können Sie sich an die Verantwortliche der Stadt Köln beziehungsweise an den Datenschutzbeauftragten der Stadt Köln wenden:
Die Oberbürgermeisterin der Stadt Köln ist die für die Datenverarbeitung Verantwortliche. Die Anschrift lautet: Stadt Köln, Die Oberbürgermeisterin, Historisches Rathaus, Postfach 10 35 64, 50475 Köln.
Den Datenschutzbeauftragten der Stadt Köln erreichen Sie unter folgender Anschrift: Stadt Köln, der Datenschutzbeauftragte, Stadthaus Deutz, Ostgebäude, Willy-Brandt-Platz 3, 50679 Köln, Postfach 10 35 64, 50475 Köln.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Steueramt der Stadt Köln
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